Archivácia účtovných dokladov – podľa zákona, potrebná doba

Archivácia účtovných dokladov je nevyhnutnou súčasťou vedenia akéhokoľvek účtovníctva. Ide o proces uchovávania účtovných dokladov a súvisiacich záznamov po dobu požadovanú zákonom. Dôkladná archivácia umožňuje preukázať presnosť účtovných záznamov, dodržiavanie daňových povinností a v prípade potreby obhájiť sa pri daňovej kontrole.

Slovenská legislatíva, a to najmä zákon o účtovníctve a zákon o DPH, stanovuje povinnosť archivovať účtovné doklady a súvisiace záznamy po dobu určenú zákonom. Táto doba sa líši v závislosti od typu dokladu a účelu archivácie.

---

Obsah článku

---

Archivácia účtovných dokladov – ako sa uskutočňuje?

Archivácia účtovných dokladov je dôležitá súčasť vedenia akéhokoľvek účtovníctva. Doklady je potrebné archivovať po dobu určenú zákonom a v súlade s platnými predpismi.

Postup archivácie:

1. Zozbieranie dokladov: Zozbierajú sa všetky účtovné doklady a súvisiace záznamy za dané obdobie. Patria sem faktúry, účty, bankové výpisy, mzdové listy, daňové doklady a iné relevantné dokumenty.
2. Kontrola dokladov: Skontroluje sa, či sú všetky doklady kompletné a obsahujú všetky požadované náležitosti. V prípade chýb alebo nezrovnalostí sa doplnia alebo opravia.
3. Zoradenie dokladov: Usporiadanie dokladov chronologicky alebo podľa iného vhodného kritéria, napríklad podľa typu dokladu alebo obchodného partnera.
4. Výber spôsobu archivácie: Doklady je možné archivovať v papierovej alebo elektronickej forme.

Papierová archivácia:

• Uložia sa doklady do šanónov alebo priečinkov a označia sa popismi.
• Zabezpečí sa skladovanie dokladov na suchom a bezpečnom mieste, chránenom pred prachom, vlhkosťou a ohňom.
• Pravidelne sa kontroluje stav dokladov a v prípade potreby sa opravia alebo nahradia.

Elektronická archivácia:

• Naskenujú sa doklady a uložia sa do digitálneho formátu (PDF a pod.).
• Zabezpečia sa elektronické súbory pred neoprávneným prístupom, stratou a poškodením.
• Použije sa spoľahlivý softvér na správu elektronických dokumentov.
• Pravidelne sa zálohujú elektronické súbory.

Bez ohľadu na zvolený spôsob archivácie je potrebné dodržiavať lehoty archivácie stanovené zákonom. Doklady musia byť ľahko dostupné pre kontrolu daňovým úradom alebo inými oprávnenými osobami. Je dôležité mať zavedený systém kontroly a aktualizácie archívu.

Existuje mnoho softvérových nástrojov a online služieb, ktoré pomôžu s archiváciou účtovných dokladov. Je možné sa obrátiť aj na profesionálnu spoločnosť, ktorá sa zaoberá archiváciou dokumentov.

Dôkladná a správna archivácia účtovných dokladov je dôležitá pre dodržiavanie zákonných povinností, preukázanie presnosti účtovných záznamov a ochranu dát. Dodržiavaním uvedených pokynov a používaním dostupných nástrojov je možné tento proces zefektívniť a uľahčiť.

Archivácia dokumentov podľa zákona – čo hovorí slovenská legislatíva?

Slovenská legislatíva, a to najmä zákon o účtovníctve a zákon o DPH, stanovuje povinnosť archivovať účtovné doklady a súvisiace záznamy po dobu určenú zákonom. Doba archivácie dokumentov podľa zákona sa líši v závislosti od typu dokladu a účelu archivácie.

Základné povinnosti:

• Vedenie registratúry: Každý podnikateľ je povinný viesť registratúru, v ktorej sú evidované všetky jeho doklady.
• Označovanie dokladov: Doklady musia byť označené požadovanými náležitosťami, ako napríklad dátum vystavenia, číslo dokladu, názov dodávateľa/odberateľa, opis tovaru/služieb a pod.
• Uchovávanie dokladov: Doklady musia byť uchovávané po dobu určenú zákonom.
• Dostupnosť dokladov: Doklady musia byť ľahko dostupné pre kontrolu daňovým úradom alebo inými oprávnenými osobami.
• Ochrana dokladov: Doklady musia byť chránené pred poškodením, stratou a neoprávneným prístupom.

Doba archivácie dokumentov podľa zákona:

• Účtovná závierka: 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týka.
• Účtovné doklady: 5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú (v niektorých prípadoch až 10 rokov, napr. pri DPH).
• Ostatné účtovné záznamy: Doba archivácie sa môže líšiť v závislosti od typu záznamu, napr. mzdové doklady sa archivujú až 50 rokov.

Výnimky:

V niektorých prípadoch je možné lehotu archivácie skrátiť, ak sa preukáže, že doklady už nie sú potrebné pre daňové účely alebo iné účely.

Digitalizácia dokladov:

Zákon umožňuje archivovať doklady aj v elektronickej forme za dodržania prísnych podmienok. Elektronické doklady musia spĺňať požiadavky na elektronický podpis a elektronickú pečať.

Kto je zodpovedný za dodržiavanie doby archivácie dokumentov?

Za dodržiavanie doby archivácie dokumentov je zodpovedných viacero strán:

• Prevádzkovateľ (podnikateľský subjekt, právnická osoba, fyzická osoba): Má povinnosť zabezpečiť archiváciu dokumentov v súlade s platnými zákonmi a predpismi.
• Osoba zodpovedná za archiváciu: Je to osoba, ktorú prevádzkovateľ poveril archiváciou dokumentov. Táto osoba musí mať odborné znalosti a skúsenosti v oblasti archivovania.
• Zamestnanci: Majú povinnosť správne nakladať s dokumentami a dodržiavať pokyny na ich archiváciu.

V praxi to znamená, že prevádzkovateľ musí mať zavedený systém archivovania dokumentov, ktorý zahŕňa:

• určenie doby archivácie pre každý typ dokumentu
• vytvorenie registratúrneho plánu
• spôsob archivácie dokumentov (fyzická alebo digitálna)
• skladovanie dokumentov v bezpečných podmienkach
• pravidelnú kontrolu doby archivácie a likvidáciu dokumentov po uplynutí tejto doby

Dôležité je poznamenať, že zodpovednosť za nedodržanie doby archivácie dokumentov môže niesť prevádzkovateľ, osoba zodpovedná za archiváciu aj jednotliví zamestnanci.

Špecifické požiadavky na archiváciu účtovných dokladov

Okrem všeobecných požiadaviek na archiváciu dokumentov, existujú aj špecifické požiadavky na archiváciu účtovných dokladov. Tieto požiadavky sú stanovené v Zákone o účtovníctve.

Niektoré z najdôležitejších špecifických požiadaviek na archiváciu účtovných dokladov sú:

• Účtovné doklady musia byť archivované v origináli alebo v kópii, ktorá je vernou kópiou originálu.
• Účtovné doklady musia byť archivované tak, aby boli chránené pred poškodením, zničením a neoprávneným prístupom.
• Účtovné doklady musia byť archivované tak, aby bolo možné ich ľahko a rýchlo vyhľadať a identifikovať.
• Doba archivácie účtovných dokladov je 10 rokov od konca zdaňovacieho obdobia, v ktorom boli vystavené.
• Niektoré typy účtovných dokladov musia byť archivované dlhšie ako 10 rokov.

Okrem týchto požiadaviek existujú aj ďalšie špecifické požiadavky na archiváciu účtovných dokladov, ktoré sú uvedené v rôznych zákonoch a predpisoch. Prevádzkovateľ by si mal pred archiváciou účtovných dokladov preštudovať všetky relevantné zákony a predpisy, aby sa uistil, že dodržiava všetky požiadavky.

Aké sú sankcie za nedodržanie doby archivácie účtovných dokladov?

Sankcie za nedodržanie doby archivácie účtovných dokladov môžu byť rôzne, v závislosti od závažnosti porušenia a spôsobených škôd.

Najčastejšie sankcie sú:

• Pokuta: Daňový úrad môže uložiť pokutu až do výšky 100 000 EUR. Výška pokuty sa určuje individuálne, s prihliadnutím na závažnosť porušenia, dobu trvania porušenia a celkovú hodnotu dotknutých účtovných dokladov.
• Penále: V prípade, že daňový poplatník nepredloží daňovému úradu požadované účtovné doklady v stanovenej lehote, môže mu daňový úrad uložiť penále. Výška penále sa určuje podľa počtu dní omeškania a celkovej hodnoty dotknutých účtovných dokladov.
• Reputačné škody: Nedodržanie doby archivácie účtovných dokladov môže mať pre daňového poplatníka aj negatívne reputačné dôsledky. V prípade, že sa o porušení dozvedia obchodní partneri, investori alebo verejnosť, môže to poškodiť dôveru v daňového poplatníka a sťažiť mu jeho podnikanie.
• Právne problémy: V závažných prípadoch môže nedodržanie doby archivácie účtovných dokladov viesť aj k právnym problémom. Daňový poplatník môže byť napríklad trestne stíhaný za daňové podvody alebo za porušenie zákona o účtovníctve.

Je veľmi dôležité, aby prevádzkovatelia dodržiavali dobu archivácie účtovných dokladov a mali zavedený systém archivovania, ktorý spĺňa všetky požiadavky platných zákonov a predpisov.

Archivácia účtovných dokladov je dôležitá povinnosť, ktorú musia dodržiavať všetky podnikateľské subjekty. Doba archivácie sa líši v závislosti od typu dokladu, avšak v praxi ide o minimálne 10 rokov.